Tips Pecahkan Urusan Administrasi Kampus Ala Rektor Universitas Muhammadiyah Bulukumba dan Dicky SEVIMA

JK. Bulukumba - Kampus punya tugas besar untuk mendidik, meneliti, serta mengabdi kepada masyarakat. Sayangnya, tiga tugas besar yang biasa dijuluki sebagai Tridharma Perguruan Tinggi ini kerap terbengkelai karena kampus disibukkan urusan administrasi.

Hal ini diungkapkan oleh Rektor Universitas Muhammadiyah Bulukumba Drs. Jumase Basra, M.Si. Jumase menuturkan setidaknya ada empat persoalan administrasi yang kerap dihadapi kampus.

Mulai dari input data secara manual yang rawan salah dan duplikat karena kesalahan manusia, banyaknya aplikasi, rumitnya alur administrasi, hingga sulitnya mengolah data.

“Padahal, era digital menunut perguruan tinggi untuk mampu beradaptasi dengan pesatnya perkembangan teknologi. Kami ingin mendapatkan solusi dari permasalahan ini, sehingga kedepan Universitas Muhammadiyah Bulukumba dan kampus di seluruh indonesia jadi salah satu perguruan tinggi yang aman datanya, dan bisa berfokus dalam melaksanakan Tridharma Perguruan Tinggi,” ungkap Jumase dalam Seminar Hybrid di Universitas Muhammadiyah Bulukumba bersama Komunitas SEVIMA pada Kamis (03/11) siang.

Seminar dihadiri ratusan dosen dan mahasiswa di Kabupaten Bulukumba Provinsi Sulawesi Selatan.

Rektor Universitas Muhammadiyah Bulukumba Jumase Basra, didampingi oleh Pengembang Aplikasi SEVIMA Dicky Pradana, kemudian berbagi tips untuk memecahkan urusan administrasi kampus di seminar tersebut. Berikut empat tips diantaranya:

1) Integrasikan Sistem

 

Teknologi membuat banyak hal dapat dikerjakan secara sekaligus. Jumase melihat melalui sistem akademik yang terintegrasi, banyaknya urusan administrasi dapat terpecahkan.

Oleh karena itu sebagai tips pertama, Jumase mengajak kampus perlu menggunakan sistem akademik terintegrasi. Satu aplikasi yang ketika datanya diketik ke dalam sistem, dapat digunakan untuk kebutuhan administrasi keuangan, akreditasi, hingga kelulusan mahasiswa. Satu kali klik untuk semua kebutuhan.

“Karena ketika sistem akademik tidak saling terintegrasi, justru akan menghambat pengelolaan perguruan tinggi!,” ungkap Jumase.

2) Kembangkan Aplikasi secara Berkelanjutan

 

Kerap kali aplikasi dibuat dengan meriah di awal. Namun selanjutnya tidak dirawat, diperbaiki, dan dikembangkan. Dicky Pradana menyebutkan tak sedikit kampus yang terjebak pada kondisi ini.

Belajar dari hal tersebut, SEVIMA mengembangkan aplikasi yang berkelanjutan seperti siAkadCloud dan Gofeeder. Sejak 2017 terciptanya, SEVIMA siAkadCloud sudah memfasilitasi 700 perguruan tinggi dan 2,5 juta dosen mahasiswa yang merasakan manfaat.

Setiap bulan aplikasi SEVIMA juga diperbarui (update) untuk memenuhi kebutuhan terbaru dari kampus.

“SEVIMA memiliki aplikasi berlangganan tiap bulan maupun yang gratis bisa didownload dan diinstall di server sendiri. Aplikasi tersebut secara rutin diupdate. Komunitas SEVIMA yang tersebar di seluruh Indonesia juga saling menyumbang saran, masukan, serta solusi atas fitur baru selanjutnya,” ungkap Dicky.

3) Miliki Blueprint Pengembangan

 

Selain aplikasi yang berkelanjutan, Dicky mengungkapkan bahwa aktivitas di kampus juga perlu berkelanjutan. Misalnya jika ada target pada tahun 2023 nanti apa yang akan dilakukan dicapai, di tahun 2024 pencapaian yang sudah ada perlu dilanjutkan dan lebih baik lagi.

Oleh karena itu, kampus perlu memiliki blueprint pengembangan. Misalnya tentang data, setelah data dikumpulkan lengkap (100%), maka berikutnya data juga harus dipastikan valid. Karena data yang valid akan membuat kampus memperoleh akreditasi yang terbaik.

"Selama ini berdiskusi dengan banyak kampus di Jawa, luar pulau Jawa, kampus swasta, kampus negeri, hingga kampus keagaman kesimpulannya ekspektasinya sama yakni bisa terakreditasi A atau unggul. Karena mau tidak mau akreditasi ini jadi sebuah branding yang sangat penting. Ini memerlukan blueprint, pengembangan jangka panjang, agar pelaporan 100%, valid, dan sesuai di lapangan. Jangan sampai ketika asesor (penilai) menilai, baru repot memperbaiki data,” kata Dicky.

4) Gotong Royong dan Dukungan Pimpinan

 

Seluruh tips di atas, lanjut Dicky, tidak bisa terlaksana jika pucuk pimpinan kampus belum memberikan dukungan. Karena beragam permasalahan nantinya dapat muncul saat perubahan dilakukan.

Mulai dari keterbatasan sumber daya manusia, kebiasaan dosen dan mahasiswa yang masih terbiasa melakukan administrasi secara manual, hingga ego sektoral dimana antar bagian kampus belum mau bekerjasama.

Oleh karenanya, kebijakan strategis dari pimpinan serta komitmen dari seluruh civitas akademika sangat diperlukan.

 “Sistem akademik bukan hanya soal teknologi, tapi juga soal habit. Pengalaman Komunitas SEVIMA di seluruh Indonesia, perlu ada pionir penggerak perubahan di kampus. Selain itu, juga perlu komitmen dari semua civitas akademika untuk melakukan perubahan ke arah digital. Mengelola data secara gotong royong sebagai satu kesatuan kampus, untuk mencapai mimpi besar kita bersama dalam Revolutionize Education (memajukan pendidikan),” pungkas Dicky. (red)